Ihre Ausfuhren aus der EU bleiben im Ergebnis nur dann steuerfrei, wenn Sie nachweisen können, dass die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit vorliegen, d.h., dass die Ware das Zollgebiet der EU verlassen hat.

Die zum Nachweis einer Ausfuhr erforderlichen Belegnachweise sind in Deutschland durch Vorschriften in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung geregelt. Dabei wird für bestimmte Sachverhalte danach unterschieden, ob der Verkäufer oder der Käufer die Waren „befördert“ (= mit eigenem Fahrzeug transportiert) oder „versendet“ (= durch einen Beauftragten transportieren lässt).

1. Für alle Transportarten, veranlasst durch alle Beteiligten

Grundsätzlich sind alle Ausfuhren, die über das ATLAS-Verfahren der deutschen Zollverwaltung angemeldet worden sind, anhand des von der Ausgangszollstelle erteilten elektronischen Ausgangsvermerks oder eines Alternativ-Ausgangsvermerks der Ausfuhrzollstelle nachzuweisen. Dabei ist es unerheblich, ob der Verkäufer oder der Käufer die Waren befördert oder versendet.

Um diesen Nachweis auf einfache Weise zu erhalten, sollte bei der Planung der Abwicklung möglichst darauf geachtet werden, dass das Unternehmen, das die steuerfreie Ausfuhrlieferung hat, auch als zollrechtlicher Ausführer auftritt. Problematisch ist dies nur dann, wenn der erste Verkäufer den Transport veranlasst, er somit die steuerfreie Ausfuhrlieferung hat, er als Ausführer auftritt und er und sein Kunde deutsche Unternehmen sind. Denn in diesem Fall muss der erste Verkäufer in seiner Ausfuhranmeldung den statistischen Wert auf der Basis des Verkaufspreises seines Kunden ermitteln und anmelden. Dies wird häufig nicht möglich sein, weil der Kunde seinen Verkaufspreis nicht preisgeben will. Allerdings sehen die außenhandelsstatistischen Vorschriften auch vor, dass der statistische Wert geschätzt werden darf.

 Um einem Prüfer in den vorgenannten Fällen die Feststellung zu ermöglichen, dass der eigene Verkauf die steuerfreie Ausfuhrlieferung ist, muss daran gedacht werden, in die Ausfuhranmeldung eine Referenz auf die eigene Ausgangsrechnung aufzunehmen. Fehlt eine solche Referenz, wird ein Prüfer den Ausgangsvermerk möglicherweise nicht als Ausfuhrnachweis anerkennen, denn die Voraussetzung für die Steuerbefreiung muss sich nach den umsatzsteuerlichen Vorschriften „aus den Belegen eindeutig und leicht nachprüfbar ergeben“. In ATLAS kann der Hinweis auf die Verkaufsrechnung im Feld 12 03 000 000 (Unterlage) mit dem Wert „N380“ und der entsprechenden Referenznummer (Rechnungsnummer) angemeldet werden.

Ist dieses Problem gelöst, erhält das Unternehmen, das die steuerfreie Ausfuhrlieferung hat, den Ausgangsvermerk im eigenen ATLAS-System, sofern es die Ausfuhranmeldung selbst abgibt. Wird dies durch einen Dienstleister (z.B. Spediteur, Zollagentur) erledigt, muss sich das Unternehmen den Ausgangsvermerk übersenden lassen. Nach den Regelungen im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (interne Dienstvorschrift der Steuerverwaltung) muss das Unternehmen zwar auch die im ATLAS-Verfahren mit der Zollverwaltung ausgetauschten EDIFACT-Nachrichten archivieren; in der Praxis stellt das aber wohl kein nennenswertes Problem dar.

Sind der zollrechtliche Ausführer und das Unternehmen, das die steuerfreie Ausfuhrlieferung hat, unterschiedliche Personen, muss sich der „umsatzsteuerliche Ausführer“ entweder den Ausgangsvermerk von seinem Geschäftspartner aushändigen lassen oder er muss auf alternative Ausfuhrnachweise zurückgreifen.

2. Versendung durch den Verkäufer oder Käufer

Im Fall einer „Versendung“ durch den Verkäufer oder Abnehmer (also keine „Beförderung“ mit eigenen Fahrzeugen des Verkäufers oder Abnehmers) kann der Nachweis auch durch andere Belege geführt werden, wenn es dem Unternehmen nicht möglich oder nicht zumutbar ist, einen Ausgangsvermerk vorzulegen. Ist die Ware bei der Ausfuhr elektronisch angemeldet worden, muss der Beleg zusätzlich die so genannte „MRN-Nummer“ enthalten. An den Nachweis, dass es dem Unternehmen nicht möglich oder nicht zumutbar ist, einen Ausgangsvermerk vorzulegen, sind keine erhöhten Anforderungen zu stellen. Beispielhaft wird der Fall genannt, dass der umsatzsteuerliche und der zollrechtliche Ausführer unterschiedliche Unternehmen sind.

Andere Belege sind vor allem:

1. a) Versendungsbeleg, insbesondere handelsrechtlicher Frachtbrief (z.B. CMR), sofern dieser schulmäßig ausgefüllt ist und er eine Unterschrift des Empfängers über den Erhalt der Ware enthält. Weitere Versendungsbelege sind ein Konnossement oder ein Doppelstück davon, ein Eisenbahnfrachtbrief oder ein Luftfrachtbrief.
2. b) Eine Spediteurbescheinigung („anderer handelsüblicher Beleg“), die folgende Angaben enthalten muss:

• den Namen und die Anschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers sowie das Ausstellungsdatum, 
• den Namen und die Anschrift des liefernden Unternehmers und des Auftraggebers der Versendung, 
• die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) des ausgeführten Gegenstands, 
• den Ort und den Tag der Ausfuhr oder den Ort und den Tag der Versendung des ausgeführten Gegenstands in das Drittlandsgebiet, 
• den Empfänger des ausgeführten Gegenstands und den Bestimmungsort im Drittlandsgebiet, 
• eine Versicherung des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers darüber, dass die Angaben im Beleg auf der Grundlage von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind, sowie 
• die Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers (nicht mit der Unterschrift eines Unterauftragnehmers). Bei elektronischer Übermittlung ist eine Unterschrift nicht erforderlich. Mit Genehmigung der zuständigen Landesbehörde reicht auch ein Faksimile oder ein Ausdruck des Namens aus. 

Wird die Spediteurbescheinigung als Nachweis verwendet, ist darauf zu achten, dass sie „schulmäßig“ ausgefüllt ist. Fehlen geforderte Angaben und können diese Angaben nicht aus Belegen entnommen werden, auf die diese Bescheinigung verweist, ist damit zu rechnen, dass der Nachweis als formal unzutreffend verworfen wird. Generell gilt hierzu: Vorsicht! Der kleinste Mangel wird bestraft.

1. c) Bei Kurierdienstleistern ein „tracking-and-tracing-Protokoll“,
2. d) Bei Postsendungen eine Empfangsbestätigung des Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Postsendung und den Nachweis über die Bezahlung der gelieferten Ware.

Bei dem Nachweis durch Versendungsbeleg oder anderen handelsüblichen Beleg ist – wie bei der Gelangensbestätigung – ein Verweis auf andere Belege zugelassen. Aus der Gesamtheit der Belege müssen sich die erforderlichen Daten ergeben. Dies ist vor allem bei umfangreichen Teilelieferungen oder bei Lieferungen von zahlreichen unterschiedlichen Artikeln äußerst hilfreich. 

Ist es dem Unternehmen auch nicht möglich oder nicht zumutbar die vorstehenden Nachweise zu führen, kann er die Belege wählen, die für den Beförderungsfall (folgender Absatz) vorgesehen sind.

3. Beförderung durch den Verkäufer oder Käufer

Im Fall einer „Beförderung“ durch den Verkäufer oder Käufer (also Transport mit eigenem Fahrzeug) kann der Nachweis der Ausfuhr auch wie folgt geführt werden:

1. a) Werden Waren nicht elektronisch angemeldet (z.B. Warenwert bis zu 1.000 €), kann ein handelsüblicher Beleg (z.B. Frachtbrief, Rechnung, Lieferschein) als Ausfuhrnachweis anerkannt werden, wenn die Grenzzollstelle auf der Rückseite dieses Belegs eine Ausfuhrbestätigung mit Dienststempelabdruck und Datum angebracht hat. Voraussetzung ist, dass der Beleg auch Name und Anschrift des liefernden Unternehmers, die handelsübliche Bezeichnung und die Menge der ausgeführten Ware enthält.
2. b) Im Fall der Ausfuhr im Rahmen eines zollrechtlichen Versandverfahrens (ggf. Carnet TIR) wird der Nachweis der Beendigung des Versandverfahrens anerkannt.

Darüber hinaus gibt es noch weitere Möglichkeiten die Ausfuhr nachzuweisen. Fragen Sie ggf. Ihren Berater. 

4. Verkauf zulassungspflichtiger Fahrzeuge

Bei der Ausfuhr zulassungspflichtiger Fahrzeuge gelten weitergehende Regelungen. So muss der Ausfuhrnachweis z.B. die Fahrzeug-Identifikationsnummer enthalten.